Jak dane wychodzą z Państwa systemu

Plik, który system już potrafi zrobić

Państwa system oddaje eksport — CSV, XLS, XML, zestawienie obrotów i sald, dziennik, kartotekę środków trwałych, czasem własny plik JPK. Plik trafia do nas z obserwowanego katalogu, z SFTP albo przez ręczne wgranie. Do Państwa systemu nie mamy żadnego dostępu.

Kiedy pasuje

Zawsze. To ścieżka domyślna i jedyna, która działa niezależnie od tego, kto ten system utrzymuje i czy jeszcze istnieje.

Co po Państwa stronie

Jeden przykładowy eksport za zamknięty okres i osoba, która wie, co znaczą kolumny.

Nakład pracy

Najkrótsza droga do pierwszego pliku. Praca leży w mapowaniu treści, nie w zestawieniu połączenia.

Dostęp tylko do odczytu

Konto w bazie z prawem odczytu albo agent on-premise po Państwa stronie sieci. Czytamy uzgodnione wcześniej obiekty i nie zapisujemy niczego z powrotem — ani do bazy, ani przez interfejs systemu.

Kiedy pasuje

Kiedy ręczny eksport zamienia się w comiesięczny obowiązek kogoś, kto ma pilniejsze rzeczy do roboty, albo kiedy plik trzeba złożyć z kilku spółek na jednej instancji.

Co po Państwa stronie

Techniczne konto tylko do odczytu, ograniczone do wypisanej listy obiektów, zgoda działu IT i uzgodnione okno czasowe.

Nakład pracy

Dłużej niż ścieżka plikowa, przy czym najwięcej czasu zabiera nie połączenie, tylko uzgodnienie zakresu z Państwa działem IT.

API systemu źródłowego

Jeżeli system ma udokumentowany interfejs, czytamy przez niego. Wariant najczystszy, ale dostępny wyłącznie tam, gdzie producent systemu taki interfejs opisał i pozwala go używać.

Kiedy pasuje

Systemy nowsze albo utrzymywane przez dostawcę, który sam wystawia interfejs.

Co po Państwa stronie

Dokumentacja interfejsu, poświadczenia w zakresie odczytu i potwierdzenie od dostawcy systemu, że wolno ich użyć do tego celu.

Nakład pracy

Zależy wyłącznie od jakości dokumentacji. Bywa najszybszą z trzech ścieżek i bywa najwolniejszą.

Czy dotykacie naszej bazy produkcyjnej?

Domyślnie nie. Ścieżka plikowa nie wymaga od nas żadnego dostępu — dostajemy plik, tak jak dostaje go audytor. Jeżeli zdecydują się Państwo na odczyt z bazy, konto jest techniczne, ma wyłącznie prawo odczytu i jest ograniczone do obiektów wypisanych z góry.

Ruch jest jednokierunkowy na każdym z trzech poziomów. SimplyTax nie zapisuje niczego do systemu źródłowego — nie ma do tego ani ścieżki, ani powodu.

Kto mapuje nasz plan kont na słowniki struktury?

Mapowanie konfiguruje się per spółka, bo plany kont różnią się między spółkami — także wewnątrz jednej grupy i na tym samym systemie. Nie ma uniwersalnego przełożenia, które dałoby się po prostu włączyć.

Robimy to razem: my wiemy, czego wymaga struktura, Państwo wiedzą, co naprawdę siedzi na koncie. To jest właściwa praca wdrożeniowa — nie eksport i nie połączenie, tylko ta konfiguracja. Kto obiecuje mapowanie „z pudełka”, mówi o swoim planie kont, a nie o Państwa.

A oznaczanie różnic trwałych i przejściowych?

Kwalifikacja różnicy jest decyzją merytoryczną i zostaje po Państwa stronie — razem z doradcą. Nie podejmujemy jej za Państwa i nie jesteśmy od tego.

Nasza część to doprowadzić tę informację do pliku. Jeżeli jest w księgach — w polu, na koncie technicznym, w osobnym rejestrze albo w kolumnie arkusza, którą prowadzi jedna osoba — przenosimy ją taką, jaka jest. Jeżeli nie ma jej nigdzie, żaden eksport jej nie wytworzy, a wtedy lepiej dowiedzieć się o tym teraz niż na dwa tygodnie przed terminem.

Co się stanie, kiedy zaktualizujemy ERP?

Prosimy o informację przed, nie po. Ścieżka plikowa znosi aktualizacje najlepiej, bo format pliku zmienia się rzadko i widocznie. Odczyt z bazy i API są wrażliwe na zmianę struktury bazy albo interfejsu i wtedy translator wymaga poprawki.

Po większej aktualizacji przechodzimy jeszcze raz jeden zamknięty okres i porównujemy wynik z poprzednim. Nie mamy sposobu, żeby dowiedzieć się o aktualizacji inaczej niż od Państwa — i to jest ta jedna rzecz, o którą prosimy na starcie.

Księgi prowadzi nam biuro rachunkowe.

Wtedy systemem źródłowym jest system biura, a nie Państwa. Zmienia się rozmówca, nie mechanizm.

Większość biur nie da dostępu do swojej bazy i ma ku temu dobre powody — dlatego ścieżka plikowa istnieje. Biuro oddaje eksport za okres, tak samo jak oddaje go dziś Państwu. Obowiązek sprawozdawczy i tak spoczywa na Państwu, więc plik razem z UPO powinien leżeć tam, gdzie sięgną Państwo po niego bez pytania kogokolwiek o zgodę.

Ile trwa wdrożenie?

Zależy od tego, ile z potrzebnych danych już Państwo mają, a tego nie wiemy przed obejrzeniem pierwszego eksportu. Liczba tygodni podana wcześniej byłaby zmyślona.

Kolejność jest natomiast zawsze ta sama: jeden przykładowy eksport, mapowanie planu kont, wygenerowany plik, sprawdzenie względem oficjalnej schemy, przejście całej wysyłki na bramce testowej, dopiero potem produkcja.