Wie die Daten Ihr System verlassen

Eine Datei, die Ihr System bereits erzeugt

Ihr System übergibt einen Export — CSV, XLS, XML, eine Summen- und Saldenliste, ein Journal, ein Anlagenverzeichnis, manchmal seine eigene JPK-Datei. Sie erreicht uns aus einem überwachten Ordner, über SFTP oder von Hand hochgeladen. Auf Ihr System erhalten wir keinerlei Zugriff.

Wann es passt

Immer, und es ist die übliche Antwort für eine Konzerninstanz: wer dieses System ohnehin betreibt, erzeugt einen weiteren geplanten Extrakt, begrenzt auf die polnische Gesellschaft.

Was Sie bereitstellen

Ein Beispiel-Export für einen abgeschlossenen Zeitraum und jemand, der weiß, was die Spalten bedeuten.

Aufwand

Der kürzeste Weg zur ersten Datei. Die Arbeit steckt im Mapping der Inhalte, nicht im Herstellen einer Verbindung.

Reiner Lesezugriff

Ein Datenbankkonto mit Leserechten oder ein On-Premise-Agent innerhalb Ihres eigenen Netzes. Wir lesen vereinbarte Objekte und schreiben nichts zurück — weder in die Datenbank noch über die Anwendung.

Wann es passt

Wenn ein manueller Export zur monatlichen Aufgabe für jemanden wird, der Dringenderes zu tun hat, oder wenn mehrere polnische Gesellschaften auf einer Instanz liegen und der Extrakt einmal eingeplant werden soll.

Was Sie bereitstellen

Ein technisches Nur-Lese-Konto, begrenzt auf eine benannte Objektliste, die Freigabe der IT und ein vereinbartes Zeitfenster.

Aufwand

Länger als der Dateiweg — und die Zeit geht in die Abstimmung des Umfangs mit Ihrer IT, nicht in die Verbindung selbst.

Die eigene API des Quellsystems

Wo das System eine dokumentierte Schnittstelle hat, lesen wir über sie. Die sauberste Variante, aber nur dort verfügbar, wo der Anbieter diese Schnittstelle beschrieben hat und ihre Nutzung erlaubt.

Wann es passt

Neuere Systeme oder Systeme, die von einem Anbieter betreut werden, der selbst eine Schnittstelle bereitstellt.

Was Sie bereitstellen

Schnittstellendokumentation, Zugangsdaten mit Lese-Berechtigung und die Bestätigung des Systemanbieters, dass sie zu diesem Zweck verwendet werden dürfen.

Aufwand

Ganz eine Frage der Dokumentationsqualität. Mal der schnellste der drei Wege, mal der langsamste.

Fassen Sie unsere Produktivdatenbank an?

Standardmäßig nein. Der Dateiweg verlangt überhaupt keinen Zugriff — wir erhalten eine Datei, so wie ein Prüfer sie erhält. Entscheiden Sie sich für den Lesezugriff, ist das Konto technisch und auf im Voraus benannte Objekte begrenzt.

Der Verkehr ist auf jedem Weg einseitig. SimplyTax schreibt nichts in das Quellsystem zurück: keine Buchung, keinen Marker, keine Korrektur. Es gibt weder einen Pfad dafür noch einen Grund. Bei einer über Länder geteilten Konzerninstanz ist das meist die ganze Frage.

Wer bildet unseren Kontenplan auf die polnischen Verzeichnisse ab?

Das Mapping wird je Gesellschaft konfiguriert, weil sich Kontenpläne zwischen Gesellschaften unterscheiden — auch zwischen Gesellschaften innerhalb eines Konzerns auf einer Instanz. Es gibt kein universelles Mapping zum Einschalten.

Es geschieht gemeinsam: wir wissen, was die polnische Struktur verlangt, Sie wissen, was tatsächlich auf dem Konto liegt. Diese Konfiguration ist die eigentliche Einführungsarbeit — nicht der Export, nicht die Verbindung. Wer ein Mapping „von der Stange“ verspricht, beschreibt seinen eigenen Kontenplan, nicht Ihren.

Und dauerhafte und temporäre Differenzen?

Eine Differenz zu qualifizieren ist eine inhaltliche Entscheidung und bleibt bei Ihnen und Ihrem polnischen Berater. Wir treffen sie nicht für Sie, und das ist nicht unsere Rolle.

Unser Teil ist es, diese Information in die Datei zu tragen. Wenn Sie sie in den Büchern halten — in einem Feld, auf einem technischen Konto, in einem eigenen Register oder in einer Tabellenspalte, die eine Person pflegt — übernehmen wir sie so, wie sie ist. Gibt es sie nirgends, wird kein Export sie erfinden, und das ist besser jetzt zu erfahren als zwei Wochen vor der Frist.

Was passiert, wenn der Konzern das ERP aktualisiert?

Sagen Sie es uns vorher, nicht nachher. Der Dateiweg übersteht Aktualisierungen am besten, weil sich ein Dateiformat selten und sichtbar ändert. Der Lesezugriff und die API reagieren empfindlich auf eine Änderung der Datenbankstruktur oder der Schnittstelle, und dann braucht der Translator Arbeit.

Nach einer größeren Aktualisierung oder einer Migration rechnen wir einen abgeschlossenen Zeitraum erneut und vergleichen das Ergebnis mit dem vorherigen. Wir haben keine Möglichkeit, von Ihrer Aktualisierung anders zu erfahren als von Ihnen — und das ist die eine Sache, um die wir von Anfang an bitten.

Die polnischen Bücher führt ein Buchhaltungsbüro.

Dann ist das Quellsystem das Büro, nicht die Konzerninstanz. Der Gesprächspartner wechselt; der Mechanismus nicht. Das ist häufig bei einer polnischen Gesellschaft, die das Konzern-Reporting im Ausland und die statutarischen Bücher lokal führt.

Die meisten Buchhaltungsbüros gewähren keinen Datenbankzugriff, und sie tun gut daran — genau deshalb gibt es den Dateiweg. Das Büro übergibt einen Export je Zeitraum, genau so, wie es ihn heute Ihnen übergibt. Die Meldepflicht bleibt bei der polnischen Gesellschaft, also sollten die Datei und ihr UPO dort liegen, wo Sie ohne die Zustimmung anderer herankommen.

Wie lange dauert die Einführung?

Das hängt davon ab, wie viel der benötigten Daten Sie bereits haben, und das wissen wir nicht, bevor wir einen ersten Export gesehen haben. Eine früher genannte Wochenzahl wäre erfunden.

Die Reihenfolge ist dagegen immer dieselbe: ein Beispiel-Export, das Mapping des Kontenplans, eine erzeugte Datei, eine Prüfung gegen das offizielle Schema, ein vollständiger Durchlauf über die Testumgebung des Ministeriums und erst dann die Produktion.