Sicherheit und Daten

Das Hauptbuch Ihrer polnischen Gesellschaft liegt in dieser Plattform. Wo die Plattform liegt, entscheiden Sie.

SimplyTax ist keine Durchreiche, die eine Datei weiterleitet und vergisst. Die Plattform speichert die Daten, aus denen die Datei gebaut wird: Journalbuchungen, Sachkonten und die Summen- und Saldenliste. Das ist die vollständige Finanzaufzeichnung der Gesellschaft, also ist die Frage, wo sie liegt, berechtigt — und keine, die ein Zertifikatssiegel beantwortet.

Die Antwort beginnt mit einer Entscheidung, die Ihre ist und nicht unsere: unsere Cloud oder eine Installation innerhalb Ihrer eigenen Infrastruktur. Beides wird heute ausgeliefert.

On-Premise oder Cloud — beides sind echte Installationen

Das ist keine Wahl zwischen einem Produkt und einem Roadmap-Punkt. Beide Installationen existieren und beide werden betreut. Was sich unterscheidet, ist, wessen Team die Arbeit trägt, und das ist der Teil, den man klären sollte, bevor jemand unterschreibt.

Variante 1

On-Premise

Die Plattform läuft innerhalb Ihrer Infrastruktur. Buchhaltungsdaten verlassen sie nicht, um uns zu erreichen. Das Einzige, was sie verlässt, ist das, was ohnehin die Behörde erreichen muss: die fertige Datei, übermittelt, wenn jemand auf Ihrer Seite sie freigibt.

Backups, Verfügbarkeit, Betriebssystem-Patches und das Wartungsfenster für ein Plattform-Update liegen dann bei Ihnen. Das ist ein realer, jährlich gezahlter Aufwand, und wir werden ihn nicht als Nebensache beschreiben.

Variante 2

Cloud

Wir betreiben die Umgebung: Verfügbarkeit, Backups und das Plattform-Update, das auf eine Schemaänderung folgt. Auf Ihrem Infrastrukturdiagramm erscheint nichts Neues, und auf dem Backlog Ihrer IT-Abteilung landet nichts Neues.

Im Gegenzug liegen die Buchhaltungsdaten in der Umgebung des Anbieters. Das sollte bewusst akzeptiert und nicht in einem Anhang entdeckt werden, weshalb es hier in derselben Schriftgröße steht wie alles andere.

On-Premise ist nicht automatisch sicherer. Es ist sicherer, wenn Sie ein Team haben, das Backups zieht und mindestens einmal eines wiederhergestellt hat. Ohne dieses Team verschiebt der Eigenbetrieb das Risiko, statt es zu senken — und ein Group Controller kann das meist besser beurteilen als das lokale Rechnungswesen.

Der Zugriff auf das Quellsystem ist nur lesend

Der Translator liest und schreibt nichts zurück. Er legt keine Konten an, bucht keine Einträge, ändert keine Belege, ergänzt keine Felder und räumt unterwegs keine Daten auf. Ihr Finanzsystem verhält sich genau wie vor dem Anschluss der Plattform, was die Verbindung auch umkehrbar macht.

Fehlt in den Daten etwas, das die Struktur verlangt, zeigt sich das in der Prüfung — und die Korrektur erfolgt dort, wo jede andere Korrektur erfolgt: im Buchhaltungssystem, durch die dafür verantwortliche Person. Das ist eine Entscheidung, keine technische Grenze. Die einzige Version der Wahrheit bleibt auf Ihrer Seite.

Der Zugriff selbst ist oft enger als ein Datenbank-Lesezugriff. Ein Export in eine Datei, per SFTP oder erzeugt von einem Agenten in Ihrem eigenen Netz verlangt, niemanden in die Datenbank zu lassen. Welcher Weg gilt, hängt davon ab, was das Quellsystem übergeben kann.

Was die Plattform hält und warum sie es braucht

Die Plattform ist nicht zustandslos. Sie behält die Daten, weil die Einreichung reproduzierbar bleiben muss: jemand wird fragen, was genau für einen bestimmten Zeitraum übermittelt wurde, und bis dahin ist das Quellsystem in einem anderen Zustand. Die Liste unten nennt den Grund für jeden Posten, keine Funktionsübersicht.

Daten	Warum die Plattform sie hält
Journalbuchungen und Sachkonten für den gemeldeten Zeitraum	Die Datei wird aus ihnen gebaut. Eine ein Jahr später eingereichte Korrektur muss aus denselben Daten neu gebaut werden, nicht aus einem frischen Export eines Quellsystems, das sich seither weiterbewegt hat.
Die Summen- und Saldenliste	Teil derselben Struktur. Zusammen mit dem übrigen Zeitraum aufbewahrt, damit sich weiterhin genau zeigen lässt, was an die Behörde ging.
Das Anlagenverzeichnis	Die Anlagenstruktur beschreibt jede Anlage und ihre Historie. Diese Daten lassen sich nicht rückwirkend rekonstruieren, wenn sie nicht zum Zeitpunkt erfasst wurden.
Stammdaten des Steuerpflichtigen, je Gesellschaft getrennt gehalten	Der Kopf einer Datei muss zu der Gesellschaft passen, für die sie eingereicht wird. Bei mehreren polnischen Gesellschaften in einem Konzern ist das die häufigste Ursache einer falschen Einreichung.
Erzeugte Dateien und ihr Status	Die Historie trägt drei Zustände: erzeugt, übermittelt und auf das UPO wartend, angenommen. Ohne sie kann niemand sagen, wo ein bestimmter Zeitraum tatsächlich steht.
Die Referenznummer und das heruntergeladene UPO	Das ist der Nachweis der Einreichung. Danach fragt eine Steuerprüfung, und danach fragt die Konzernrevision — meist lange nachdem der Zeitraum abgeschlossen war.

Was sie nicht hält: alles außerhalb des vereinbarten Export-Umfangs. Dieser Umfang wird während der Einführung festgelegt und schriftlich fixiert, statt bei jedem Lauf neu entschieden zu werden. Die Datenspezifikation legt ihn Feld für Feld fest.

Der Prüfpfad und wie lange er bestehen muss

Eine Datei, die die Prüfung besteht, belegt, dass ihre Struktur dem Schema des Ministeriums entspricht, und nicht mehr. Der Nachweis der Einreichung ist die Referenznummer und das heruntergeladene UPO — die amtliche Empfangsbestätigung der polnischen Behörde — archiviert neben der Datei, je Zeitraum und je Gesellschaft. Eine Übermittlung ist erst dann abgeschlossen, wenn diese Bestätigung im Archiv liegt.

Polnische Steuerunterlagen müssen für die vom polnischen Recht gesetzten Jahre aufbewahrt werden, und eine Prüfung fragt nach einem längst abgeschlossenen Zeitraum. „Kommen wir in drei Jahren noch daran“ ist also eine Anforderung, keine Annehmlichkeit — und es ist die Anforderung, die am leisesten scheitert, weil sie niemand prüft, bis der Tag kommt, an dem sie zählt.

Was sich später rekonstruieren lässt, für einen Zeitraum und eine Gesellschaft

die Datei genau so, wie sie erzeugt wurde, in der Plattform als XML einsehbar und nicht nur als Download
dass sie vor dem Versand gegen das offizielle XSD-Schema des Ministeriums geprüft wurde, nicht erst nachdem eine Ablehnung zurückkam
die Referenznummer, die die Behörde für die Übermittlung zurückgab
der Status, in dem der Zeitraum aktuell steht: erzeugt, übermittelt und auf das UPO wartend, oder angenommen
das UPO selbst, aus dem Archiv herunterladbar

Prüfung und Annahme werden als zwei getrennte Schritte gezeigt, weil sie zwei getrennte Dinge sind. Eine strukturell korrekte Datei kann dennoch aus Gründen abgelehnt werden, die nichts mit den Daten zu tun haben — am häufigsten die Bevollmächtigung der einreichenden Person. Wir zeigen lieber beide Schritte, als das Ergebnis zu beschreiben.

Wo sich die Nachweiskette nicht schließt

Die Meldung an die Polnische Nationalbank funktioniert anders als die Einreichung beim Finanzministerium, und das sollte man sagen, statt für beide ein sauberes Diagramm zu zeichnen. Die Plattform erzeugt die NBP-Formulare; sie übermittelt sie nicht. Ein Nutzer lädt sie manuell im Meldeportal der Bank hoch und authentifiziert sich mit einem Zertifikat, das die Bank ausstellt.

Die Bank gibt kein Gegenstück zu einem UPO zurück. Der einzige Nachweis darüber, was wann gesendet wurde, ist also der, der auf Ihrer Seite bleibt, und eine Korrektur einer früheren Meldung muss vom Meldenden dokumentiert werden. In der Plattform behält die erzeugte Datei genau diesen Status — erzeugt — und wir hängen keine Bestätigung an, die niemand ausgestellt hat.

Mehrere Gesellschaften: getrennt, nicht zusammengelegt

Jede Gesellschaft hat eigene Stammdaten des Steuerpflichtigen, eine eigene Dateihistorie und ein eigenes UPO-Archiv. Der Gesellschaftswechsler ändert, in welcher Gesellschaft Sie arbeiten — er führt nicht zwei Gesellschaften in einer Ansicht zusammen und lässt die Daten der einen nicht unter dem Namen der anderen einreichen.

Was es nicht gibt: eine konsolidierte Statustafel für den ganzen Konzern, ein Bildschirm, der alle Gesellschaften auf einmal zeigt. Bietet ein Anbieter Ihnen diesen Bildschirm an, ist das keine Beschreibung dieses Produkts, wie es heute ausgeliefert wird. Für einen Konzern mit mehreren polnischen Tochtergesellschaften ist das meist das Erste, wonach gefragt wird, also wird es besser hier gesagt als während der Einführung entdeckt.

Wer beim Anbieter was sehen kann

Die ehrliche Antwort ist hier strukturell und nicht prozedural, denn eine Prozedur lässt sich in einer Woche umschreiben, ein Betriebsmodell nicht. In einer On-Premise-Installation hat der Anbieter keinen dauerhaften Zugriff auf Ihre Umgebung: Zugriff besteht, wenn Sie ihn gewähren, und solange Sie ihn gewähren. Im Cloud-Betrieb betreibt der Anbieter die Umgebung, also besteht technischer Zugriff auf der Anbieterseite — etwas anderes zu behaupten wäre unwahr, und der erste Prüfer, der fragt, fände es heraus.

Die benannten Rollen, wie ein Support-Zugriff protokolliert wird und das Verfahren zur Gewährung und zum Entzug sind vertragliche Zusagen. Sie gehören in die Vereinbarung, wo sie Gewicht tragen, nicht auf eine Seite, die sich in fünf Minuten ändern lässt.

Eine Unterscheidung, die eine Lieferantenprüfung oft verschmilzt: ein Nutzerkonto in der Plattform ist keine Berechtigung zur Einreichung. Nach polnischem Recht entsteht das Recht, im Namen einer Gesellschaft zu signieren und zu übermitteln, aus einer bei der Steuerverwaltung eingereichten Vollmacht, nicht aus einer Einstellung in einer Anwendung. Die Plattform kann dieses Recht nicht schaffen und behauptet es nicht.

Was diese Seite nicht abschließend klärt

Manche Antworten fehlen hier mit Absicht. Nicht weil sie unangenehm sind, sondern weil sie Zusagen sind und keine Marketingtexte. Eine Webseite ändert sich mit einem Commit. Eine Anlage zu einem Vertrag nicht.

der Infrastrukturanbieter und der Verarbeitungsort für den Cloud-Betrieb
die Liste der Unterauftragsverarbeiter und wie Änderungen daran mitgeteilt werden
der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Bedingungen, zu denen er geschlossen wird
Aufbewahrungsfristen und wie Daten am Vertragsende zurückgegeben oder gelöscht werden
gehaltene Zertifizierungen und die Ergebnisse von Sicherheitsaudits
das Verfahren für den Support-Zugriff auf eine Kundenumgebung

Jeder dieser Punkte wird während der Beschaffung schriftlich beantwortet, in einer Form, die Ihre Rechts- oder Informationssicherheitsfunktion ablegen und sich später darauf verlassen kann. Beantwortet ein Anbieter solche Fragen nur mit einer Webseite, ist das keine Antwort — und es ist derselbe Maßstab, den Sie an uns anlegen sollen.

Wer diese Daten verarbeitet

Verantwortlicher: SimplyMobilePlus Sp. z o.o., ul. Prezydenta Gabriela Narutowicza 40/1, 90-135 Łódź. Datenschutzanfragen: sales@simplymobileplus.com.
Zweck: Beantwortung Ihrer Anfrage und, falls es dazu kommt, Erstellung eines Angebots.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — vorvertragliche Maßnahmen — sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f, unser berechtigtes Interesse an geschäftlicher Korrespondenz. Wir holen keine Marketingeinwilligung ein, weil die Beantwortung einer Anfrage sie nicht erfordert.
Speicherdauer: Bis zu 24 Monate nach dem letzten Kontakt; bei Vertragsschluss für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer.
Empfänger: Unsere Mail- und Hosting-Dienstleister, weisungsgebunden. Wir verkaufen diese Daten nicht und übermitteln sie nicht außerhalb des EWR.
Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses. Ihnen steht zudem eine Beschwerde bei der polnischen Datenschutzbehörde zu.
Ist die Angabe erforderlich: Nein. Die Angabe ist freiwillig, ohne E-Mail-Adresse können wir jedoch nicht antworten.

Senden Sie uns Ihren Sicherheitsfragebogen — wir beantworten ihn Punkt für Punkt →

Verträge und Korrespondenz laufen mit SimplyMobilePlus Sp. z o.o., eingetragen in Polen; die Registerangaben stehen in der Fußzeile und lassen sich ohne uns prüfen. Diese Seite beschreibt den Umgang mit den Buchhaltungsdaten einer polnischen Gesellschaft und trifft keine Aussage zu Pflichten außerhalb Polens, und sie ist keine Steuerberatung.