Berechtigung zur Übermittlung
Die Datei ist fertig. Es bleibt die UPL-1: wer sie signieren darf.
Die Prüfung gegen das Schema belegt, dass die Datei strukturell korrekt ist. Sie sagt nichts darüber, ob die Person, die sie übermittelt, dazu berechtigt ist. Das sind zwei unabhängige Bedingungen der Übermittlung, und nur die erste lässt sich an dem Tag schließen, an dem die Datei entsteht.
Warum das eine eigene Bedingung ist und keine Formalität
Die Berechtigung ist die häufigste Ursache für den Verzug der ersten Übermittlung und die einzige, die sich nicht mit Wochenendarbeit aufholen lässt. Daten kann man erneut ziehen, das Mapping korrigieren, die Datei neu bauen — eine Vollmacht lässt sich nicht rückwirkend einreichen. Deshalb steht diese Seite neben den Seiten über Daten und nicht im Abschnitt „weitere Informationen“.
Der Umfang der UPL-1 gegenüber den JPK-Dateien aus den Büchern wurde durch eine Vorschrift entschieden, die erst mitten in der Saison der ersten Welle in Kraft trat — wenige Wochen vor der Frist, die sie betraf.
Seit dem 16. Juni 2026 umfasst die Vollmacht UPL-1 zur Unterzeichnung elektronisch eingereichter Erklärungen auch die Berechtigung zur Unterzeichnung der Dateien JPK_KR_PD und JPK_ST_KR.
Deshalb entscheidet die Übereinstimmung mit dem Schema nicht über die Annahme der Datei: Die Berechtigung zur Übermittlung ist eine gesonderte Bedingung.
Geprüft am 6. August 2026 · Ministerstwo Finansów, Aktualizacja broszury informacyjnej JPK_ST_KR(1) – aktualna od 01.07.2026 r.
Maßgeblich ist der polnische Text der verlinkten Quelle.
Dieser Fakt ist eng, und so ist er zu lesen: die Rede ist von zwei konkreten Strukturen, nicht von allem, was Sie übermitteln. Den Umfang für die übrigen Strukturen entscheidet diese Seite nicht — das ist eine Frage an den Inhalt der Vollmacht selbst und an Ihren Berater.
Zwei Wege — und die Wahl zwischen ihnen ist nicht technisch
Die Signatur unter der Datei kann eine zur Vertretung der Gesellschaft berechtigte Person leisten oder ein auf UPL-1 gemeldeter Bevollmächtigter. Beide Wege sind real und beide haben ihren Preis, der nur an einer anderen Stelle der Organisation gezahlt wird.
Eine vertretungsberechtigte Person signiert
Ein Vorstandsmitglied mit einer qualifizierten elektronischen Signatur signiert die Datei selbst. Eine Vollmacht kommt dann gar nicht ins Spiel.
Der Preis: es signiert jemand, der nicht in der Buchhaltung sitzt, der mitunter außer Haus ist und den Abschlusskalender nicht kennt. In der letzten Woche vor der Frist wird seine Verfügbarkeit zum kritischen Pfad des ganzen Prozesses.
Ein auf UPL-1 gemeldeter Bevollmächtigter signiert
Es signiert die Person, die die Datei ohnehin vorbereitet — ein Mitarbeiter der Buchhaltung oder ein externes Buchhaltungsbüro. Die Übermittlung hängt nicht mehr vom Kalender des Vorstands ab.
Der Preis: die Vollmacht muss früher eingereicht werden, für den richtigen Vollmachtgeber und in einem Umfang, der das umfasst, was Sie tatsächlich übermitteln. Eine Änderung oder ein Widerruf ist wieder der Weg über die Behörde, kein Schalter im System.
Welche Variante die richtige ist, hängt davon ab, wie in Ihrer Organisation die Verantwortung für das Übermittelte verteilt ist. Das ist eine Entscheidung über Verantwortung, nicht über Software, und wir treffen sie nicht für Sie.
Wie es eingereicht wird und warum nicht in der Fristwoche
UPL-1 ist eine Meldung an die Steuerverwaltung, kein Vertrag zwischen Ihnen und dem Bevollmächtigten. Es beginnt zu wirken, wenn es auf der Seite der Behörde registriert ist — nicht in dem Moment, in dem es unterschrieben wurde. Dieser Abstand zählt in Werktagen und lässt sich nicht verkürzen, weil er nicht auf Ihrer Seite liegt.
- Schritt 1
Benennen Sie die Person namentlich
Nicht „die Buchhaltung“ und nicht „das Buchhaltungsbüro“, sondern ein konkreter Mensch mit einer konkreten Signatur. Und getrennt für jede Gesellschaft, die ihre eigene Datei einreicht — Vollmachtgeber ist der Steuerpflichtige, nicht die Gruppe.
- Schritt 2
Reichen Sie die Meldung bei der Behörde ein
Das Formular UPL-1 geht an das Finanzamt; der Widerruf der Vollmacht ist eine eigene Meldung, keine E-Mail an das Büro. Die Zuständigkeit der Behörde und die Art der Einreichung prüfen Sie an der Quelle — wir verweisen unten darauf.
- Schritt 3
Prüfen Sie, dass es wirkt, bevor es gebraucht wird
Das Ministerium stellt eine Testumgebung bereit. Die erste Übermittlung muss nicht der erste Moment sein, in dem überhaupt jemand versucht, mit diesem Zertifikat etwas zu signieren.
Die Testumgebung des JPK-Gateways läuft unter der Adresse https://test-e-dokumenty.mf.gov.pl und unterstützt die Übermittlung aller Strukturen: JPK_KR_PD(1), JPK_ST_KR(1), JPK_EWP(4), JPK_PKPIR(3) und JPK_ST(1).
Die Testumgebung bildet die Produktion nicht in jedem Detail ab — ein Teil der Funktionen verhält sich dort anders.
Geprüft am 6. August 2026 · Ministerstwo Finansów / CIRF, Specyfikacja interfejsów usług JPK 5.5.1.v2; oraz Q&A JPK_PD (techniczne) pyt. 1
Maßgeblich ist der polnische Text der verlinkten Quelle.
Ein Probelauf auf der Testumgebung entscheidet nicht über das Ergebnis in der Produktion — ein Teil der Funktionen verhält sich dort anders, und wir sagen das offen. Aber wenn die Signatur im Test nicht durchgeht, weiß man es einige Monate vor der Frist und nicht in ihrer letzten Woche.
Was passiert, wenn die Vollmacht nicht rechtzeitig da ist
Es passiert nichts Dramatisches, und genau das ist das Problem. Die Datei existiert, ist strukturell korrekt und liegt fertig. Es fehlt einzig die Person, die sie signieren darf — und das ist das Schwerste, was sich in der letzten Woche beschaffen lässt.
Richtige Person, falsche Gesellschaft
Die Vollmacht ist eingereicht und gültig — nur eben für eine andere Gesellschaft der Gruppe. In einer Gruppe mit einem Dutzend Gesellschaften ist das keine Ausnahme, sondern der Normalfall.
Zertifikat abgelaufen
Eine qualifizierte Signatur hat ein Ablaufdatum, ein oder zwei Jahre im Voraus bekannt. Die Erneuerung dauert. Fällt das Datum in den Juli, erfahren Sie es in der denkbar schlechtesten Woche.
Das Büro hat vorbereitet, darf aber nicht signieren
Die externe Buchhaltung hat die Datei gebaut und wurde nie als Bevollmächtigter dieses Steuerpflichtigen gemeldet. Die Datei ist da, die Kompetenz ist da, die Berechtigung nicht.
In allen drei Fällen hat inhaltlich niemand etwas versäumt. Die Frist ändert das dennoch nicht — und die Frist, um die man das rechtzeitig herum plant, ist bekannt:
Körperschaftsteuerpflichtige der zweiten Welle — mit einem Steuerjahr, das nach dem 31. Dezember 2025 beginnt — übermitteln JPK_KR_PD für dieses Jahr bis zum Ende des siebten Monats nach dessen Ablauf; für das Kalenderjahr 2026 bedeutet das den 31. Juli 2027.
Das Datum 31. Juli 2027 ist das Ergebnis der Anwendung dieser Regel auf das Kalenderjahr und keine gesonderte Mitteilung des Ministeriums.
Geprüft am 6. August 2026 · Ministerstwo Finansów, Aktualizacja broszury informacyjnej JPK_KR_PD(1) – aktualna od 01.07.2026 r., sekcja „Terminy przesyłania pliku JPK_KR_PD”
Maßgeblich ist der polnische Text der verlinkten Quelle.
Die erste Datei hinter sich? Was sich im nächsten Jahr ändert →
Nicht jede Struktur funktioniert gleich
Die Berechtigung wird je Struktur und je Gesellschaft geprüft, nicht einmal für die ganze Organisation. Zwei Beispiele von völlig verschiedenen Enden desselben Prozesses:
VAT-UE und VAT-UEK gehören zu den Formularen, die ohne qualifizierte elektronische Signatur unterzeichnet werden können — es genügen Autorisierungsdaten.
Betrifft die Pflicht selbst, nicht eine Funktion unseres Produkts.
Geprüft am 6. August 2026 · Ministerstwo Finansów, e-Deklaracje – informacje podstawowe
Maßgeblich ist der polnische Text der verlinkten Quelle.
Und die Meldung an die Polnische Nationalbank ist bereits eine andere Behörde, ein anderer Kanal und eine völlig andere Authentifizierung: keine qualifizierte Signatur und keine UPL-1, sondern ein von der NBP selbst ausgestelltes Zertifikat. Wer Zugang zum Meldeportal hat, ergibt sich aus einem eigenen Verfahren.
Was diese Seite nicht tut
Wir beschreiben einen Mechanismus, nicht Ihre Situation. Wir sind kein Steuerberater und sagen nicht, welche Variante zu wählen ist oder wie der Umfang der Vollmacht zu formulieren ist. Diese Fragen haben einen richtigen Adressaten: Ihren Berater oder die Primärquelle.
Der Ausgangspunkt beim Finanzministerium: Steuerportal — e-Deklaracje, Grundinformationen.
Was SimplyTax tut und was nicht
Die Plattform baut die Datei aus den Daten, die Ihr System übergeben kann, prüft sie vor dem Versand gegen das offizielle XSD-Schema, lässt den ganzen Zyklus zuerst auf der Testumgebung durchlaufen und hält nach dem Versand bei der Datei die Referenznummer, den Status und das heruntergeladene UPO.
Sie verleiht niemandem eine Berechtigung und ersetzt keine Vollmacht. Hat die Person, die „übermitteln“ klickt, keine Signaturberechtigung, rettet die Korrektheit der Datei nichts — das ist eine getrennt geprüfte Bedingung. Wir sagen das rechtzeitig, denn es ist der einzige Abschnitt des ganzen Prozesses, der sich nicht mit Software beschleunigen lässt.
Übermittlung, Status und UPO →Prüfen wir es an Ihrer Datei →